Czy możliwe jest zdalne podejmowanie uchwał przez radę nadzorczą?

Spis treści

1. Wprowadzenie
2. Podstawy prawne podejmowania uchwał zdalnie
3. Zasady funkcjonowania rady nadzorczej w trybie zdalnym
4. Wymagania techniczne i organizacyjne
5. Ograniczenia i ryzyka
6. Zgodność z regulacjami rynku kapitałowego (WSE, KNF)
7. Perspektywa międzynarodowa – OECD i ESG
8. Praktyczne wyzwania i rekomendacje
9. Podsumowanie

Wprowadzenie

W ostatnich latach, a szczególnie po doświadczeniach pandemii COVID‑19, coraz częściej pojawia się pytanie o możliwość podejmowania uchwał przez radę nadzorczą spółki w formie zdalnej. Z jednej strony zmiany technologiczne i rosnące oczekiwania interesariuszy w zakresie efektywności i przejrzystości sprzyjają wprowadzaniu nowoczesnych rozwiązań, z drugiej – obowiązujące przepisy prawa polskiego oraz wymogi regulatorów stawiają konkretne warunki, które muszą być spełnione. Artykuł analizuje, czy i w jakim zakresie zdalne podejmowanie uchwał jest dopuszczalne, odwołując się do Kodeksu spółek handlowych (KSH), regulacji Komisji Nadzoru Finansowego (KNF), wymogów Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie (WSE) oraz międzynarodowych standardów OECD i ESG.

Podstawy prawne podejmowania uchwał zdalnie

Podstawowym aktem prawnym regulującym funkcjonowanie rady nadzorczej jest KSH (ustawa z 15 września 2000 r.). Zgodnie z art. 374 § 1 KSH, rada nadzorcza podejmuje uchwały w zebraniu, które może odbywać się w trybie fizycznym lub zdalnym, pod warunkiem spełnienia wymogów określonych w statucie spółki oraz w regulaminie rady. Art. 374 § 2 dopuszcza możliwość połączenia trybu fizycznego i zdalnego (tzw. hybrid). Ponadto, KSH przewiduje, że każda spółka może w statucie dopuszczyć zdalny udział członków rady, pod warunkiem zapewnienia jednolitego dostępu do informacji i możliwości wyrażenia woli w sposób jednoznaczny.

Ustawy o obrocie instrumentami finansowymi oraz rozporządzenia KNF (np. rozporządzenie w sprawie organizacji i funkcjonowania organów nadzorczych spółek notowanych) podkreślają konieczność zachowania poufności, integralności danych oraz możliwości identyfikacji uczestników zdalnego posiedzenia. W kontekście spółek notowanych, regulaminy WSE (Rozdział III – Organy spółki) wymagają, aby każde zdalne posiedzenie było przeprowadzone przy użyciu platformy umożliwiającej weryfikację tożsamości oraz rejestrację pełnego przebiegu posiedzenia.

Zasady funkcjonowania rady nadzorczej w trybie zdalnym

Kluczowe zasady, które muszą być spełnione przy podejmowaniu uchwał zdalnie, to:

• Jednoznaczna możliwość identyfikacji wszystkich uczestników – najczęściej poprzez certyfikaty kwalifikowane lub systemy logowania opartych na dwuskładnikowej autoryzacji.
• Zapewnienie równorzędnego dostępu do dokumentacji – wszystkie materiały muszą być udostępnione w formie elektronicznej, z zachowaniem integralności i niezmienności (np. poprzez podpis elektroniczny).
• Możliwość wyrażenia woli w sposób wyraźny i udokumentowany – najczęściej przy pomocy głosowania elektronicznego z rejestracją wyniku oraz czasu trwania głosowania.
• Rejestracja przebiegu posiedzenia – nagranie wideo lub audio, a także protokół elektroniczny, który jest dostępny dla wszystkich członków rady.

W praktyce, spółki często tworzą regulaminy wewnętrzne, które precyzują techniczne i proceduralne warunki zdalnych posiedzeń, w tym zasady przeprowadzania głosowań, zasady wykluczenia członka z posiedzenia w sytuacji braku połączenia oraz sposób dokumentowania nieobecności.

Wymagania techniczne i organizacyjne

Technologia wykorzystywana do zdalnych posiedzeń musi spełniać następujące kryteria:

1. Bezpieczeństwo – szyfrowanie kanałów komunikacji (TLS, end‑to‑end encryption).
2. Stabilność – minimalny poziom awaryjności, możliwość backupu połączenia.
3. Kompatybilność – dostępność platformy na różne systemy operacyjne i urządzenia.
4. Rejestracja i archiwizacja – automatyczne zapisywanie protokołu, wyników głosowań i nagrań w systemie zgodnym z wymogami RODO.

Organizacyjne przygotowanie obejmuje:

• Wcześniejsze przetestowanie platformy i przeprowadzenie szkoleń dla członków rady.
• Ustalenie harmonogramu i zapewnienie alternatywnych metod komunikacji w razie awarii.
• Zatwierdzenie w statucie lub regulaminie spółki zasad dotyczących zdalnego udziału oraz sposobu udokumentowania uchwał.

Ograniczenia i ryzyka

Pomimo licznych korzyści, zdalne podejmowanie uchwał niesie ze sobą ryzyka, które należy ograniczyć:

• Ryzyko cyberataków – konieczność regularnych audytów bezpieczeństwa i aktualizacji oprogramowania.
• Problemy z identyfikacją – konieczność stosowania certyfikatów kwalifikowanych lub innych metod weryfikacji.
• Brak fizycznej interakcji – może wpływać na jakość dyskusji i podejmowanie decyzji strategicznych.
• Ryzyko techniczne – awarie platformy mogą prowadzić do przerywania posiedzenia i konieczności odwołania decyzji.

W przypadku spółek notowanych, niedopełnienie wymogów regulacyjnych może skutkować sankcjami ze strony KNF oraz WSE, włącznie z wymogiem ponownego zwołania posiedzenia w trybie tradycyjnym.

Zgodność z regulacjami rynku kapitałowego (WSE, KNF)

WSE w swoim „Regulaminie dotyczącym organizacji i funkcjonowania organów spółek notowanych” wymaga, aby zdalne posiedzenia rady nadzorczej spełniały następujące kryteria:

1. Jednoznaczna identyfikacja uczestników.
2. Możliwość rejestracji i archiwizacji przebiegu posiedzenia.
3. Zachowanie poufności i integralności danych.
4. Umożliwienie wszystkich członków rady wyrażenia woli w sposób równorzędny.

KNF, w dyrektywie z 2023 r. dotyczącą cyfrowych narzędzi w organach nadzorczych, podkreśla potrzebę wdrożenia polityki bezpieczeństwa informacji oraz regularnych testów penetracyjnych platform używanych do zdalnych posiedzeń. Dodatkowo, w kontekście spółek publicznych, KNF wymaga, aby każde zdalne posiedzenie było udokumentowane w protokole elektronicznym, dostępny dla akcjonariuszy w publicznym rejestrze.

Perspektywa międzynarodowa – OECD i ESG

Organizacja OECD w wytycznych dotyczących ładu korporacyjnego (OECD Principles of Corporate Governance) wskazuje, że efektywne funkcjonowanie organów nadzorczych, w tym możliwość zdalnego działania, przyczynia się do przejrzystości i odpowiedzialności. Zgodnie z zasadą „Transparency”, wszystkie decyzje muszą być udokumentowane i dostępne dla interesariuszy.

Standardy ESG (Environmental, Social, Governance) podkreślają znaczenie odpowiedzialnego zarządzania ryzykiem technologicznym oraz zapewnienia równego dostępu do informacji dla wszystkich członków rady. W raporcie GRI (Global Reporting Initiative) oraz w wytycznych TCFD (Task Force on Climate‑Related Financial Disclosures) zauważa się, że organizacje powinny uwzględniać w strategii ESG kwestie cyberbezpieczeństwa oraz ciągłości działania, co ma bezpośredni wpływ na sposób prowadzenia zdalnych posiedzeń.

Praktyczne wyzwania i rekomendacje

Aby skutecznie wdrożyć zdalne podejmowanie uchwał, radom nadzorczym zaleca się:

1. Uzupełnienie statutu lub regulaminu o szczegółowe postanowienia dotyczące zdalnego udziału, w tym wymogi techniczne i proceduralne.
2. Wybór platformy spełniającej kryteria bezpieczeństwa, certyfikowanej zgodnie z normami ISO/IEC 27001.
3. Wprowadzenie systemu dwuskładnikowej autoryzacji oraz certyfikatów kwalifikowanych dla wszystkich członków rady.
4. Regularne szkolenia i testy symulacyjne, aby zapewnić gotowość do reagowania na awarie.
5. Stworzenie polityki archiwizacji danych, zgodnej z RODO oraz wymogami regulatorów rynku kapitałowego.
6. Monitorowanie zmian legislacyjnych oraz wytycznych organów nadzorczych (KNF, WSE) w celu bieżącej aktualizacji procedur.

Podsumowanie

Zdalne podejmowanie uchwał przez radę nadzorczą jest w Polsce legalnie dopuszczalne, pod warunkiem spełnienia wymogów określonych w KSH, regulacjach KNF i WSE oraz przy zachowaniu wysokich standardów bezpieczeństwa i przejrzystości. Implementacja odpowiednich rozwią